Аванс больше зарплаты

Назначение

Находит сотрудников, у которых начисление аванса (з/п за первую половину месяца) больше, чем начисление зарплаты за тот же месяц.
Момент проверки

  • Окончательный расчет: начисление зарплаты за месяц или увольнение;
  • До создания ведомостей на выплату.
Установка параметров и результат проверки

Наименование

Рекомендуемое значение

Особенности применения

Период

С начала года по конец месяца начисления

Если незачтенный аванс выявлен в прошлом году и не был зачтен до конца прошлого года, проверить этот период отдельно

Учет ошибок и предупреждений

Все ошибки и предупреждения

Если сформированный отчет пустой - ошибок нет

Расчет выполняется в разрезах:

  1. Месяц начисления аванса;
  2. Сотрудник (табельный номер);
  3. Вид налоговой базы (основная, РК/СН);
  4. Вид дохода (2000 - зарплата, 2002 и 2003 - премии, 2006 - районные коэффициенты и северные надбавки и т.п.).
В суммовых колонках отражается сумма начисленного за месяц аванса и сумма, зачтенная при начислении зарплаты, а также остаток: сумма незачтенного аванса. Для каждой суммы указывается документ, который начислил или зачел аванс.
Причины появления ситуации «аванс больше зарплаты»

Во всех случаях ошибка проявляется после того, как выполнили начисление и выплату аванса (з/п за первую половину месяца):

  1. Прием на работу не состоялся (отменили), а начисление аванса не отменили;
  2. Ошибочно назначили начисление другому сотруднику (однофамильцу);
  3. Ошибочно назначили слишком большой размер начисления за полный месяц, а исправили после начисления и выплаты аванса;
  4. Сотрудник фактически не работал, невыход не учли при начислении аванса.
Немного технической информации, чтобы понять, в чем проблема

  1. При начислении аванса программа учитывает его только в регистрах налогового учета, связанных с НДФЛ, и не учитывает в проводках и как доход для страховых взносов;
  2. При начислении зарплаты за месяц сумма учитывается везде: в доходе для НДФЛ (с зачетом начисленного аванса), доходе для взносов, в проводках для бухгалтерской программы;
  3. В регистрах НДФЛ зачет начисленного аванса выполняется на сумму не больше, чем начисленная зарплата за месяц. Незачтенный остаток аванса «зависает» и не учитывается в проводках для бухгалтерии и в доходах для исчисления страховых взносов;
  4. Программа пытается зачесть остаток аванса в следующих месяцах, если сумма начисленной зарплаты это позволяет: доход для НДФЛ уменьшается и тем самым выравниваются базы для НДФЛ и взносов;
  5. Программа прекращает попытки зачесть аванс через полгода, а при увольнении и вовсе этого не делает. Иногда попытки прекращаются по необъяснимым причинам и аванс зависает.

Что такое зачет начисленного аванса, покажем на примере того, как заполняется регистр «Учет доходов для исчисления НДФЛ». В этой ситуации для нас значимыми полями регистра являются: месяц начисления аванса, дата получения дохода, сумма дохода.

При начислении аванса в регистре появляется одна запись:
1.Месяц начисления аванса = Январь 2026
Дата получения дохода = 21.01.2026
Сумма дохода = 50 000

При начислении зарплаты в регистре появляются две записи:
1.Месяц начисления аванса = пусто
Дата получения дохода = 05.02.2026
Сумма дохода = 100 000
2.Месяц начисления аванса = Январь 2026
Дата получения дохода = 05.02.2026
Сумма дохода = -50 000

Таким образом, программа понимает, что:
  1. Начисление зарплаты за январь было выполнено в две даты: 21.01.2026 (аванс) и 05.02.2026 (зарплата);
  2. На дату выплаты 05.02.2026 зарплаты сумма аванса за январь была зачтена, итоговая сумма начисления за месяц правильная.
Когда незачтенный аванс становится проблемой и как это понять

Проблемой это становится, когда программа не может зачесть аванс полностью, обычно это проявляется при увольнении сотрудника.
Если сотрудник работает, программа пытается зачесть аванса в течение полугода из текущих доходов сотрудника (но иногда сдается раньше).

Ситуация

Проблема

Как исправить

Увольнение

Программа не зачла аванс

Начислить з/п в размере не меньше аванса в документе увольнения

Увольнение в связи со смертью, аванс выплачен до даты смерти

Программа не зачла аванс.


Начисленная ЗП в документе увольнения полностью необлагаемая.


При этом выплаты до даты смерти должны облагаться НДФЛ и взносами как обычно.

Начислить ЗП в размере аванса с начала месяца до даты смерти документом «Начисление зарплаты».


Остаток зарплаты за период после даты аванса по дату смерти  начислить в документе «Увольнение», эти суммы не будут облагаться НДФЛ и взносами.

Увольнение в связи со смертью, аванс начислен и не выплачен

Программа не зачтет этот аванс при увольнении

Отменить начисление аванса.


Начисление зарплаты с начала месяца по дату смерти выполнить в документе «Увольнение».

Сотрудник работает, но аванс за прошлые месяцы не зачитывается

Сумма начисления за текущий месяц достаточна, чтобы зачесть аванс как текущего месяца, так и незачтенный аванс прошлого месяца.


Программа не выполняет зачет аванса.

Использовать «Исправление ошибок»:


Период отчета: месяц, за который не зачтен аванс;

Дата получения дохода: дата выплаты за текущий месяц;

Нажать кнопку «Начать зачет остатков аванса».



Последствия неисправленных ошибок

  1. Незачтенный аванс не входит в документ «Отражение зарплаты в бухучете», т.е. не учитывается в проводках;
  2. На сумму незачтенного аванса не начисляются страховые взносы.
Чат-бот Tetegram
 Чат-бот Max
Made on
Tilda